Certyfikat rezydencji

1) Będziemy wypłacać kontrahentom zagranicznym należności, od których mamy obowiązek pobrać podatek u źródła. Wystąpiliśmy do nich o udokumentowanie certyfikatem rezydencji miejsca siedziby dla celów podatkowych. Jeden z kontrahentów przedłożył nam certyfikat rezydencji, z którego wynika, że jest on ważny w 2018 r. Od innego otrzymaliśmy certyfikat rezydencji, który zawiera datę wydania i rok podatkowy zagranicznego kontrahenta, ale okresu ważności nie wskazuje. Jak długo możemy uwzględniać te certyfikaty przy poborze podatku?

W przypadku kiedy miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji zawierającym okres ważności, płatnik uwzględnia ten certyfikat w odniesieniu do płatności dokonanych w tym okresie (tu: w 2018 r.). Natomiast gdy miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji niezawierającym okresu ważności, a wskazującym rok podatkowy zagranicznego kontrahenta - płatnik uwzględnia ten certyfikat w odniesieniu do płatności dokonanych w okresie 12 miesięcy od dnia wydania certyfikatu.

Certyfikat rezydencji podatkowej pozwala pobierać podatek u źródła w niższej wysokości lub nie pobierać go wcale, jeśli postanowienia odpowiedniej umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania, której Polska jest stroną, na to zezwalają. Jest nim dokument urzędowy:

• potwierdzający dla celów podatkowych miejsce zamieszkania lub miejsce siedziby podatnika,
   
• wydany przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca odpowiednio zamieszkania lub siedziby podatnika (art. 5a pkt 21 updof oraz art. 4a pkt 12 updop).

Certyfikaty rezydencji wydawane przez administracje podatkowe poszczególnych państw mogą zawierać różne dane odnośnie okresu ich ważności. Na niektórych certyfikatach okres ważności jest wprost wskazany, a inne takiej informacji nie zawierają.

W przypadku certyfikatu rezydencji zawierającego konkretny okres ważności, możliwe jest stosowanie postanowień umowy przez wskazany w nim okres ważności. Natomiast w odniesieniu do certyfikatów rezydencji niezawierających okresu ich ważności należy kierować się art. 41 ust. 9a-9d updof oraz art. 26 ust. 1i-1l updop. Przepisy te stanowią, że w przypadku przedłożenia płatnikowi certyfikatu rezydencji bez wskazanego okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania. Jeżeli jednak w tym okresie miejsce zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, to ma on obowiązek niezwłocznego udokumentowania miejsca zamieszkania/siedziby nowym certyfikatem rezydencji. Podatnik, który nie dopełni tego obowiązku, będzie ponosić odpowiedzialność za niepobranie podatku przez płatnika lub pobranie podatku w wysokości niższej od należnej. Unormowania te nie będą miały zastosowania, w przypadku gdy z dokumentów posiadanych przez płatnika (w szczególności z faktury lub umowy) będzie wynikać, że miejsce zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, a podatnik nie dopełnił obowiązku złożenia nowego certyfikatu.

Tak więc, jeżeli miejsce siedziby podatnika dla celów podatkowych zostało udokumentowane certyfikatem rezydencji:

• zawierającym okres ważności, którym jest 2018 r. - płatnik uwzględnia ten certyfikat w odniesieniu do płatności dokonywanych w 2018 r.,
   
• niezawierającym okresu ważności - płatnik uwzględnia ten certyfikat w odniesieniu do płatności dokonywanych w okresie 12 miesięcy od dnia wydania certyfikatu.

2) Czy certyfikaty rezydencji udostępniane na stronach internetowych usługodawców reklamowych, takich jak np. Facebook czy Google, są podstawą dla płatnika do niepobrania podatku u źródła?

Kopia certyfikatu rezydencji pobrana ze strony internetowej najprawdopodobniej nie będzie honorowana przez organy podatkowe, o czym świadczy stanowisko prezentowane w interpretacjach indywidualnych wydanych przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej i Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej.

Wynagrodzenie zagranicznych kontrahentów za usługę reklamową może, stosownie do postanowień właściwej umowy, być zwolnione od podatku. Trzeba jednak mieć na względzie, że niepobranie podatku zgodnie z właściwą umową o unikaniu podwójnego opodatkowania jest możliwe tylko wówczas, gdy zagraniczny kontrahent dostarczył polskiemu podmiotowi swój certyfikat rezydencji podatkowej.

Certyfikat rezydencji podatkowej to dokument urzędowy potwierdzający dla celów podatkowych miejsce zamieszkania lub miejsce siedziby podatnika, wydany przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca odpowiednio zamieszkania lub siedziby podatnika (art. 5a pkt 21 updof i art. 4a pkt 12 updop).

W przypadku certyfikatu rezydencji zawierającego konkretny okres ważności, możliwe jest stosowanie postanowień umowy przez wskazany w nim okres ważności. Natomiast w odniesieniu do certyfikatów rezydencji niezawierających okresu ich ważności należy kierować się art. 41 ust. 9a-9d updof i art. 26 ust. 1i-1l updop. Przepisy te stanowią, że w przypadku przedłożenia płatnikowi certyfikatu rezydencji bez wskazanego okresu jego ważności, płatnik przy poborze podatku uwzględnia ten certyfikat przez okres kolejnych dwunastu miesięcy od dnia jego wydania. Jeżeli jednak w tym okresie miejsce zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie, to ma on obowiązek niezwłocznego udokumentowania miejsca zamieszkania/siedziby nowym certyfikatem rezydencji. Podatnik, który nie dopełni tego obowiązku, będzie ponosić odpowiedzialność za niepobranie podatku przez płatnika lub pobranie podatku w wysokości niższej od należnej. Unormowania te nie będą miały zastosowania, w przypadku gdy z dokumentów posiadanych przez płatnika (w szczególności z faktury lub umowy) będzie wynikać, że miejsce zamieszkania/siedziby podatnika dla celów podatkowych uległo zmianie w okresie dwunastu miesięcy od dnia wydania certyfikatu, a podatnik nie dopełnił obowiązku złożenia nowego certyfikatu.

Przepisy ustaw o podatku dochodowym nie zawierają szczegółowych regulacji dotyczących formy certyfikatów rezydencji.

Szef Krajowej Administracji Skarbowej (zwany dalej Szefem KAS) w interpretacji indywidualnej z 26 czerwca 2017 r., nr DPP7.8221.33.2017.GFQV, w której rozpatrywał sprawę na gruncie przepisów ustawy o CIT, stwierdził, że za certyfikat rezydencji należy uznać każdy dokument, który:

• zawiera dane identyfikacyjne podmiotu (m.in. imię, nazwisko, nazwę, adres), datę wydania oraz ewentualnie okres, w którym obwiązuje certyfikat,
   
• zaświadcza o miejscu siedziby dla celów podatkowych podmiotu w danym państwie,
   
• wydany jest przez właściwy organ administracji podatkowej w danym państwie.

Szef KAS, powołując się na art. 194 § 1 Ordynacji podatkowej (w myśl którego dokumenty urzędowe sporządzone w formie określonej przepisami prawa przez powołane do tego organy władzy publicznej stanowią dowód tego, co zostało w nich urzędowo stwierdzone), zauważył, że dokumentem urzędowym będzie taki certyfikat rezydencji, który został sporządzony:

• w formie przewidzianej przepisami prawa danego państwa,
   
• przez powołany do tego organ.

Jeżeli zgodnie z prawem danego państwa, papierowa i elektroniczna forma certyfikatu rezydencji (wydane przez właściwy organ administracji podatkowej państwa miejsca siedziby podatnika) mają status równorzędny w świetle prawa tego państwa, to płatnik jest upoważniony do uznania certyfikatu rezydencji w którejkolwiek z tych form. Zaznaczył jednocześnie, że kopia zaświadczenia o rezydencji podatkowej, np. pobrana ze strony internetowej kontrahenta nie stanowi certyfikatu rezydencji, o którym mowa w ustawie o CIT. Tak też uważa Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej, o czym świadczą interpretacje indywidualne wydane przez ten organ 13 listopada 2017 r., nr 0111-KDIB1-3.4010.371.2017.1.JKT i 15 września 2017 r., nr 0115-KDIT2-3.4010.209.2017.1.MJ.