Samochód zastępczy wykorzystywany w firmie

Korzystanie z samochodów zastępczych a przychód z nieodpłatnych świadczeń

W praktyce podatnicy mogą korzystać z samochodów zastępczych bez konieczności uiszczenia na rzecz użyczającego tego samochodu żadnych dodatkowych opłat. Wynika to z reguły z zawartych między stronami umów. Prawo do korzystania z samochodu zastępczego może wynikać np. z umowy leasingu czy umowy serwisowej. Uważamy, że w takim przypadku podatnik korzystający z samochodu zastępczego nie uzyskuje przychodu z nieodpłatnych świadczeń (o którym mowa w art. 12 ust. 1 pkt 2 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 14 ust. 2 pkt 8 ustawy o PDOF). Podobnie wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 24 grudnia 2015 r., nr ILPB2/4511-1-988/15-2/WS. W sprawie będącej przedmiotem tej interpretacji autoryzowany dealer samochodowy w ramach umowy dealerskiej, zawartej z importerem samochodów, był zobowiązany udostępniać samochód zastępczy klientom autoryzowanego serwisu, wykonującym naprawy mechaniczne pojazdów. To nieodpłatne udostępnianie samochodu zastępczego miało w zamierzeniu importera promować zarówno samą markę, jak i pojazdy marki. Samochód zastępczy był udostępniany klientowi nieodpłatnie tylko na czas naprawy jego samochodu. W sytuacji, gdy klient nie odbierał swojego samochodu (po naprawie) w wyznaczonym terminie, dealer miał prawo naliczać opłaty za pojazd zastępczy. Klient przy odbiorze swojego pojazdu po naprawie był zobowiązany zwrócić dealerowi pojazd zastępczy z taką samą ilością paliwa, jaką pojazd ten posiadał w momencie udostępnienia go klientowi. Odpowiadając na pytanie dealera, czy po stronie klienta powstanie przychód z nieodpłatnych świadczeń, z tytułu nieodpłatnego udostępnienia samochodu zastępczego, organ podatkowy stwierdził:

"(...) udostępnienie klientowi nieodpłatnie samochodu zastępczego (...) nie będzie stanowić przychodu dla klienta (...). Jak słusznie zauważył Wnioskodawca, udostępnienie klientowi pojazdu zastępczego mieści się w umowie o dzieło lub też w umowie o świadczenie usługi, jaką jest naprawa pojazdu, stanowiąc łącznie z naprawą element świadczenia ze strony serwisu. Krąg osób, którym pojazd zastępczy będzie udostępniany, nie jest zawężony, a więc samochód nie będzie udostępniany tylko wybranym klientom, ale dotyczy wszystkich klientów autoryzowanego serwisu, wykonujących odpłatnie naprawy mechaniczne pojazdów. (...)"

Wydatki na samochód zastępczy a koszty uzyskania przychodów

Odnosząc się do ujmowania w kosztach uzyskania przychodów wydatków na samochód zastępczy należy wskazać, że w ustawach o podatku dochodowym kwestia ta nie została uregulowana w sposób szczególny. Przedmiotowe wydatki będą zatem mogły zostać uznane za koszty podatkowe, jeśli celem ich poniesienia było osiągnięcie przychodów lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów oraz wydatki te nie zostały wyłączone z kosztów podatkowych na podstawie art. 16 ust. 1 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF.

» Samochód osobowy używany w zastępstwie samochodu stanowiącego środek trwały lub używanego na podstawie umowy najmu

Jeśli samochód osobowy "zastępuje" samochód stanowiący środek trwały w firmie lub samochód wykorzystywany na potrzeby jej działalności na podstawie umowy najmu, to wydatki związane z używaniem tego pojazdu podatnik może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów z uwzględnieniem regulacji zawartych w art. 16 ust. 1 pkt 51 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 46 ustawy o PDOF. Na podstawie tych przepisów, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów wydatków związanych z używaniem samochodów osobowych na potrzeby działalności gospodarczej, w części przekraczającej tzw. "kilometrówkę" (tj. kwotę wynikającą z pomnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu dla celów podatnika oraz stawki za jeden kilometr przebiegu, określonej w odrębnych przepisach wydanych przez właściwego ministra); podatnik jest obowiązany prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu. W przypadku samochodu zastępczego wydatkami, o których mowa powyżej, są generalnie wydatki na paliwo do tego pojazdu.

Gdyby podczas naprawy samochodu firmowego podatnik poniósł wydatki na najem samochodu zastępczego, wówczas czynsz za najem tego pojazdu stanowi koszt uzyskania przychodu w pełnej wysokości, bez ograniczenia limitem "kilometrówki" (pisaliśmy na ten temat w pkt 4 tego rozdziału).

» Samochód zastępczy udostępniony przez leasingodawcę

Ograniczenie limitem tzw. "kilometrówki" nie dotyczy wydatków związanych z używaniem samochodów w ramach leasingu. Czy to samo dotyczy wydatków związanych z samochodem zastępczym udostępnionym przez leasingodawcę na czas serwisowania auta?

Naszym zdaniem, wydatki związane z używaniem ww. samochodu podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów bez ograniczenia limitem kilometrówki, analogicznie jak w przypadku użytkowania leasingowanego samochodu.

Podobnie wynika z interpretacji indywidualnej Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 7 października 2016 r., nr IPPB6/4510-456/16-2/SO. W sprawie będącej przedmiotem tej interpretacji spółka korzystała z samochodów osobowych na podstawie umów leasingu operacyjnego. Oprócz umów leasingu, zawierała ona z leasingodawcą umowy serwisowe, w ramach których leasingodawca zobowiązany był m.in. do udostępnienia samochodu zastępczego, gdy spółka nie mogła korzystać z leasingowanego samochodu (w związku z wypadkiem, uszkodzeniem mechanicznym, naprawami blacharsko-lakierniczymi, itp.). Spółka ponosiła tylko wydatki związane z eksploatacją samochodów zastępczych (przede wszystkim były to wydatki na paliwo). W świetle powyższego organ podatkowy stwierdził:

"(...) Należy zaznaczyć, że samochody zastępcze nie stanowią przedmiotu leasingu. Ich udostępnianie następuje na podstawie odrębnych umów, zwanych przez Wnioskodawcę Umowami Serwisowymi. Umowy Serwisowe dotyczą jednak samochodów udostępnionych na podstawie Umów Leasingu, tym samym zapewniając realizację samych Umów Leasingu.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy stwierdzić, że wydatki eksploatacyjne związane z użytkowaniem samochodów zastępczych udostępnianych w miejsce samochodów będących przedmiotem Umów Leasingu (jak wskazuje Wnioskodawca - głównie wydatki na paliwo), nie będą podlegały ograniczeniom wynikającym z art. 16 ust. 1 pkt 51 (ustawy o PDOP - przyp. red.). Spółka nie jest zobowiązana do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu dla ww. samochodów zastępczych, co oznacza, że wydatki eksploatacyjne w całości stanowią dla Spółki koszt uzyskania przychodów. (...)"

» Samochód zastępczy używany po wypadku

Ustawodawca wyłączył z kosztów uzyskania przychodów m.in. koszty powypadkowych remontów samochodów, jeżeli samochody nie były objęte ubezpieczeniem dobrowolnym (zob. art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o PDOP i odpowiednio art. 23 ust. 1 pkt 4 ustawy o PDOF).

Uważamy, że powyższy przepis nie dotyczy wydatków ponoszonych na najem samochodu zastępczego. Nie są to bowiem "koszty powypadkowych remontów samochodów". Zatem niezależnie od tego, czy samochód firmowy, który uległ wypadkowi, był objęty ubezpieczeniem dobrowolnym, czy też nie, czynsz za najem samochodu zastępczego podlega zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów, na zasadach ogólnych.