Opodatkowanie VAT odpłatnego udostępnienia pracownikowi samochodu firmowego

Ustalenie podstawy opodatkowania VAT

Udostępnienie pracownikowi (lub innym osobom) pojazdu firmowego za wynagrodzeniem jest traktowane jak odpłatne świadczenie usług (analogicznie jak usługa wynajmu). Jest to zatem czynność opodatkowana VAT i zobowiązuje do wykazania VAT należnego. Tak wynika z interpretacji indywidualnej Ministra Finansów z 7 listopada 2013 r., nr PT8/033/237/742/WCX/13/RD-115890.

W przypadku odpłatnego świadczenia usług podstawą opodatkowania VAT jest zazwyczaj wszystko, co stanowi zapłatę, którą usługodawca otrzymał lub ma otrzymać z tytułu sprzedaży od usługobiorcy. Zatem, w przypadku odpłatnego udostępnienia samochodu pracownikowi podstawą opodatkowania VAT jest - co do zasady - kwota, którą pracownik płaci za możliwość korzystania z pojazdu (pomniejszona o VAT).

Dodatkowo zaznaczamy, że przy świadczeniach na rzecz pracowników generalnie ma zastosowanie art. 32 ustawy o VAT, który w określonych okolicznościach zezwala organowi podatkowemu na szacowanie podstawy opodatkowania. To jednak może mieć miejsce tylko w sytuacji, gdy cena bez uzasadnionej przyczyny odbiega od ceny rynkowej. Niemniej jednak przy ustalaniu ceny za usługę podatnik ma prawo uwzględnić wszystkie okoliczności jej towarzyszące. Ponieważ w omawianym przypadku mowa o wynajmie samochodu pracownikowi, czyli gdy samochód jest udostępniany osobie znanej, wszelkie ryzyko z tym związane jest znacznie niższe, niż przy wynajmie pojazdu osobie obcej. To z kolei może być argumentem za tym, iż cena za wynajem może być nieco niższa niż rynkowa.

Udokumentowanie świadczenia odpłatnego

Usług świadczonych na rzecz pracowników (dostaw dokonywanych na ich rzecz) nie trzeba generalnie dokumentować fakturą (chyba że pracownik w ustawowym terminie wystąpi z żądaniem wystawienia tego dokumentu - patrz: art. 106b ust. 3 ustawy o VAT). Nie trzeba ich także dokumentować paragonem fiskalnym (z pewnymi wyjątkami), jeżeli podatnik nie rozpoczął ewidencjonowania takich transakcji przed 1 stycznia 2018 r. Usługi świadczone na rzecz pracowników (dostawy towarów dokonywane na ich rzecz) są bowiem zwolnione z ewidencjonowania na podstawie § 2 ust. 1 rozporządzenia Ministra Rozwoju i Finansów z 20 grudnia 2017 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących (Dz. U. poz. 2454) i poz. 36 załącznika (z uwzględnieniem § 8 ust. 3 ww. rozporządzenia).

Tu zaznaczamy, że generalnie sprzedaż (odsprzedaż) paliwa nie może korzystać z żadnych zwolnień z ewidencjonowania, także jeżeli nabywcą jest pracownik (patrz: § 4 pkt 1 lit. m) ww. rozporządzenia). Jednak naszym zdaniem, nawet jeżeli pracownik pokrywa wyłącznie koszty paliwa zużytego do jazd prywatnych, mamy do czynienia ze świadczeniem usługi, a nie odsprzedażą paliwa. W związku z tym uważamy, że ww. bezwzględny obowiązek ewidencjonowania nie znajdzie tu zastosowania.

Warto jednak tu wspomnieć, że odmienny wniosek można wysnuć z interpretacji indywidualnych Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 25 stycznia 2016 r., nr IBPP3/4512-802/15/ASZ, Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 3 lipca 2015 r., nr ILPP2/4512-1-250/15-4/MN i z 11 grudnia 2015 r., nr ILPP2/4512-1-734/15-4/MN. Wynika z nich, że jeżeli pracodawca obciąża pracowników wyłącznie kosztami zużytego paliwa do jazd prywatnych, to mamy do czynienia z dostawą towaru (odsprzedażą paliwa), a nie ze świadczeniem usługi. W konsekwencji, zdaniem organu podatkowego, ww. odsprzedaż musi być obowiązkowo ewidencjonowana w kasie rejestrującej. To stanowisko jest jednak kontrowersyjne. Pracownik nie nabywa bowiem samego paliwa, lecz zużywa je podczas korzystania z samochodu służbowego. Jak już wskazaliśmy, naszym zdaniem, również w tej sytuacji mamy do czynienia ze świadczeniem na rzecz pracownika odpłatnej usługi. Sposób kalkulacji wynagrodzenia za wykorzystywanie pojazdu do celów prywatnych pracowników nie powinien tu mieć znaczenia.

Należy także wspomnieć o wyroku WSA we Wrocławiu z 14 czerwca 2016 r., sygn. akt I SA/Wr 303/16 (orzeczenie nieprawomocne), wydanym w zakresie ewidencjonowania w kasie fiskalnej paliwa zużytego przez pracowników do celów prywatnych realizowanych przy okazji podróży służbowych. Podatnik pokrywał koszt paliwa w związku z udostępnieniem pracownikom samochodów służbowych do realizacji zadań służbowych, co do których nie mógł wykluczyć sporadycznego i okazjonalnego wykorzystania do celów prywatnych odbywających się w trakcie realizacji zadań służbowych (takich jak dojazd do sklepu czy przedszkola). Sąd uznał, że zasadniczo obrót na rzecz pracowników zwolniony jest z ewidencjonowania jako dostawa "towarów i świadczenie usług przez podatnika na rzecz jego pracowników". Powyższego zwolnienia nie można jednak stosować w przypadku paliw silnikowych. W wyroku tym czytamy:

"(...) nieodpłatne zużycie paliwa na cele osobiste pracowników spółki podlegać będzie obowiązkowi ewidencjonowania za pomocą kasy rejestrującej, jako czynność wyłączona ze zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania sprzedaży za pomocą kasy rejestrującej (...)."

Należy jednak podkreślić, że przedmiotem sporu nie była kwalifikacja czynności (skarżąca spółka oraz organ podatkowy zgodnie twierdziły bowiem, że takie zużycie paliwa spełnia warunki nieodpłatnego przekazania towarów na cele osobiste pracowników, o którym mowa w art. 7 ust. 2 pkt 1 ustawy o VAT).