Wydatki na samochody firmowe używane do celów prywatnych pracowników a koszty pracodawcy

Paliwo do prywatnych jazd pracowników samochodem służbowym

Wydatki na paliwo, zużywane przez pracownika wykorzystującego samochód służbowy dla celów prywatnych stanowią koszty uzyskania przychodów, jeżeli wartość tego paliwa stanowi przychód pracownika. Tak uznało Ministerstwo Finansów w piśmie z 22 kwietnia 2015 r., będącym odpowiedzią na zapytanie naszego Wydawnictwa.

Podobny pogląd zaprezentował również Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w interpretacji indywidualnej z 4 grudnia 2015 r., nr IPPB6/4510-312/15-2/AZ, w której czytamy:

"(...) Uwzględniając (...) fakt, że udostępnianie samochodów służbowych również do celów prywatnych pracownika stanowi niepieniężną formę wynagradzania i jest dla niego przychodem ze stosunku służbowego, to wydatki na utrzymanie samochodu ponoszone przez Spółkę będą stanowić koszt uzyskania przychodu. Z tego względu należy zauważyć, że pomiędzy wydatkami poniesionymi na eksploatację samochodu (wydatki na paliwo) a przychodem istnieje związek przyczynowo-skutkowy, w tym znaczeniu, że są one uzasadnione z ekonomicznego punktu widzenia, a w rezultacie ich poniesienie może mieć wpływ na zwiększenie przychodów przez Spółkę.

(...) stwierdzić należy, że Spółka będzie uprawniona do zaliczenia do podatkowych kosztów uzyskania przychodów wydatków na paliwo do samochodów (...), dopisywanych do przychodów podatkowych pracowników ze stosunku pracy łączącego ich ze Spółką. (...)"

Wydaje się zasadne przyjęcie stanowiska, iż powyższe kryterium powinno być stosowane również przy zaliczaniu do kosztów uzyskania przychodów niepodlegającego odliczeniu VAT naliczonego od wydatków na zakup ww. paliwa (wspomnijmy, że niepodlegający odliczeniu VAT naliczony stanowi koszt podatkowy na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 46 lit. a) ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a) ustawy o PDOF). W tym kontekście, jeżeli wartość paliwa zużywanego do prywatnych jazd pracowników, odbywanych służbowymi samochodami osobowymi, stanowi dla pracowników przychód, to niepodlegający odliczeniu VAT naliczony od zakupu tego paliwa (50% kwoty VAT) stanowi koszt uzyskania przychodów pracodawcy.

Również Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach w interpretacji indywidualnej z 20 grudnia 2016 r., nr 2461-IBPB-1-2.4510.894.2016.2.MS, uznał, że niepodlegający odliczeniu VAT naliczony, dotyczący jazd prywatnych pracowników, stanowi koszt podatkowy pracodawcy. Jego zdaniem:

"(...) wartość paliwa zużytego przez pracowników w samochodach służbowych wykorzystywanych do jazd prywatnych oraz nieodliczony podatek od towarów i usług od wartości tego paliwa stanowi koszt uzyskania przychodu (...)."

Inne wydatki

Ponoszone przez pracodawcę wydatki na naprawy samochodów, raty leasingowe, ubezpieczenie samochodu służbowego, używanego zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych pracowników, a także amortyzacja tego pojazdu, zasadniczo mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów (oczywiście z uwzględnieniem ustawowych wyłączeń - zob. np. art. 16 ust. 1 pkt 49 i 50 ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 47 i 48 ustawy o PDOF).

Ministerstwo Finansów w ww. piśmie z 22 kwietnia 2015 r. wyjaśniło również:

"(...) Jeżeli samochód spełnia przesłanki do uznania go za środek trwały (art. 22a ustawy PIT, art. 16a ustawy CIT), podatnik ma prawo wprowadzić jego wartość (wartość początkowa) do ewidencji środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych, niezależnie od tego, czy samochód wykorzystywany jest wyłącznie do celów służbowych, czy też jednocześnie do służbowych i prywatnych.

W przypadku samochodu wprowadzonego do ewidencji środków trwałych przekazanego pracownikowi do wykorzystywania dla celów służbowych, jego wykorzystanie przez pracownika do celów prywatnych nie ma wpływu na prawo dokonywania odpisów amortyzacyjnych zgodnie z obowiązującymi przepisami. Odpisy amortyzacyjne są w całości kosztem uzyskania przychodu.

Również wydatki związane z eksploatacją samochodu będącego środkiem trwałym, które nie dotyczą jego bezpośredniego wykorzystania przez pracownika do jazd prywatnych, np. naprawa, przegląd okresowy, itp. przedsiębiorca zalicza do kosztów podatkowych w całości z uwzględnieniem przepisów art. 22 ust. 1 ustawy PIT."

Gdyby pracodawca udostępniał pracownikowi nieodpłatnie samochód służbowy wyłącznie do prywatnego użytku na okres miesiąca lub dłużej, wówczas zastosowanie znalazłyby regulacje zawarte w art. 16 ust. 1 pkt 63 lit. c) ustawy o PDOP i art. 23 ust. 1 pkt 45a lit. c) ustawy o PDOF. W myśl tych przepisów, nie uważa się za koszty uzyskania przychodów odpisów amortyzacyjnych od wartości początkowej środków trwałych (oraz wartości niematerialnych i prawnych) oddanych do nieodpłatnego używania - za miesiące, w których składniki te były oddane do nieodpłatnego używania.