Koszty eksploatacji związane z używaniem samochodu osobowego (środka trwałego) do celów firmowych i prywatnych

Wydatki eksploatacyjne dotyczące samochodu osobowego spełniającego warunki do uznania go za środek trwały i wprowadzonego do ewidencji środków trwałych generalnie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów w pełnej wysokości. Jedynie wydatki dotyczące paliwa zużytego do jazd prywatnych podatnika nie mogą być zaliczane do kosztów uzyskania przychodów.

Do typowych wydatków związanych z używaniem samochodów osobowych należą wydatki na jego ubezpieczenie, naprawy, elementy eksploatacyjne, oleje itp.

Co do zasady, wydatki te wykazują związek (pośredni) z przychodami podatnika i podlegają zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów. Również wydatki na zakup paliwa do samochodu firmowego (środka trwałego), wykorzystywanego do jazd związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, mogą być ujmowane w kosztach podatkowych.

Kosztem podatkowym jest również kwota VAT naliczonego, która nie podlega odliczeniu od wydatków na eksploatację pojazdu, w tym na zakup paliwa.

Wyjątek stanowią wydatki na ubezpieczenie samochodów osobowych. Nie stanowią bowiem kosztów uzyskania przychodów składki na ubezpieczenie samochodu osobowego w wysokości przekraczającej ich część ustaloną w takiej proporcji, w jakiej pozostaje równowartość 20.000 euro w wartości samochodu przyjętej dla celów ubezpieczenia. Równowartość tej kwoty u podatników PIT przelicza się na złote według kursu sprzedaży walut obcych ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia, natomiast u podatników CIT - według kursu średniego euro ogłaszanego przez NBP z dnia zawarcia umowy ubezpieczenia (por. art. 23 ust. 1 pkt 47 ustawy o PDOF i art. 16 ust. 1 pkt 49 ustawy o PDOP).

W praktyce powyższe ograniczenie stosuje się zasadniczo do składek na ubezpieczenie AC, ale także innych ubezpieczeń, w przypadku których wysokość składki zależy od wartości samochodu. Ograniczenie to nie ma natomiast zastosowania w przypadku składek na ubezpieczenie OC czy NNW - składki te są kosztem podatkowym w całej poniesionej wysokości.

Składki na ubezpieczenie samochodu stanowią, w naszej opinii, koszty uzyskania przychodów (z uwzględnieniem ww. limitu) także wtedy, gdy samochód osobowy, stanowiący środek trwały w firmie, jest wykorzystywany również do celów prywatnych. Obowiązek ponoszenia tych kosztów spoczywa bowiem na podatniku bez względu na to, czy samochód jest wykorzystywany wyłącznie do celów służbowych, czy również prywatnych. Nie ma uzasadnienia do podziału kosztów tych składek na przypadające na wykorzystywanie samochodu do celów firmowych oraz do celów prywatnych.

W przypadku braku ubezpieczenia AC samochodu, kosztem podatkowym nie będą mogły być m.in. wydatki na jego powypadkowy remont (por. art. 23 ust. 1 pkt 48 ustawy o PDOF oraz art. 16 ust. 1 pkt 50 ustawy o PDOP).

Tak więc można stwierdzić, że wszelkie wydatki eksploatacyjne związane z posiadaniem pojazdu, w tym dotyczące paliwa wykorzystywanego do celów firmowych, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W naszej ocenie, dla takiej kwalifikacji kosztów bez znaczenia pozostaje fakt użytkowania pojazdu również do celów prywatnych. Wyjątek będzie stanowiło paliwo zużyte wyłącznie do celów prywatnych.

UWAGA! W przypadku podatników PIT, jeżeli samochód firmowy nie zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych, to wydatki związane z jego używaniem dla potrzeb prowadzonej działalności gospodarczej będą podlegały zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie do wysokości limitu tzw. "kilometrówki" (tj. kwoty stanowiącej iloczyn stawki za 1 km przebiegu pojazdu i liczby przejechanych kilometrów). Warunkiem ujęcia omawianych wydatków w kosztach podatkowych jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu. Ewentualna nadwyżka wydatków ponad ww. limit nie będzie stanowić kosztu podatkowego. Tak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 46 i ust. 5 ustawy o PDOF.

Ograniczenie w ujmowaniu w kosztach podatkowych wydatków związanych z używaniem samochodów osobowych, stanowiących składniki majątku podatnika, ale niewprowadzonych do jego ewidencji środków trwałych, nie występuje natomiast u podatników CIT. W ich przypadku limitem "kilometrówki" objęte zostały generalnie wydatki dotyczące samochodów niestanowiących składników majątku podatnika (zob. art. 16 ust. 1 pkt 30 i 51 ustawy o PDOP). Gdy zatem samochód osobowy będzie stanowił składnik majątku podatnika CIT, to wydatki związane z jego używaniem nie będą podlegały ograniczeniu ww. limitem "kilometrówki" także wtedy, gdy samochód ten nie zostanie wprowadzony do ewidencji środków trwałych.