DOKUMENTOWANIE CZYNNOŚCI SPRZEDAŻY

W art. 2 ustawy o VAT zawierającym słowniczek pojęć, w pkt 31 zamieszczono definicję faktury. Fakturą - zgodnie z tym przepisem - jest każdy dokument zarówno w formie papierowej, jak i elektronicznej, zawierający dane wymagane ustawą o VAT oraz przepisami wydanymi na jej podstawie. Zatem obecnie mówiąc o dokumentach zwanych fakturami możemy myśleć nie tylko o ich papierowej wersji lecz także o formie elektronicznej.

» Podmioty zobowiązane do wystawiania faktur

Przypomnijmy, iż do końca 2013 r. prawo do wystawiania faktur przysługiwało zarejestrowanym podatnikom VAT czynnym oraz podatnikom, o których mowa w art. 16 ustawy, przy dokonywaniu wewnątrzwspólnotowej dostawy nowych środków transportu. Faktury również mogli wystawiać zarejestrowani podatnicy VAT zwolnieni.

Od 1 stycznia 2014 r. powyższe zasady uległy zmianie. Obecnie każdy podatnik (także zwolniony z VAT, który nie złożył zgłoszenia rejestracyjnego) może (a niekiedy nawet musi) wystawić fakturę.

Uwaga

Każdy przedsiębiorca, niezależnie od dopełnienia (bądź nie) obowiązku rejestracji, może wystawić fakturę dokumentującą dokonaną przez niego sprzedaż towarów bądź usług.

» Zakres czynności dokumentowanych fakturą

Wszelkie regulacje dotyczące zasad fakturowania znajdują się w przepisach art. 106a-106q ustawy o VAT.

Zgodnie z art. 106b ust. 1 ustawy o VAT podatnik jest zobowiązany wystawić fakturę dokumentującą:

1) sprzedaż, a także dostawę towarów i świadczenie usług, o których mowa w art. 106a pkt 2 ustawy dokonywane na rzecz innego podatnika podatku, podatku od wartości dodanej lub podatku o podobnym charakterze lub na rzecz osoby prawnej niebędącej podatnikiem;

2) sprzedaż wysyłkową z terytorium kraju i sprzedaż wysyłkową na terytorium kraju na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

3) wewnątrzwspólnotową dostawę towarów na rzecz podmiotu innego niż wskazany w pkt 1;

4) otrzymanie całości lub części zapłaty przed dokonaniem czynności, o których mowa w pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4.

Podatnicy, co do zasady, nie mają obowiązku wystawienia faktury w odniesieniu do sprzedaży zwolnionej od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy o VAT. Mimo to, na podstawie art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT, mają oni obowiązek wystawienia faktury na żądanie nabywcy towaru lub usługi.

Fakturę taką należy wystawić, jeżeli żądanie jej wystawienia zostanie zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.

Obowiązek wystawienia faktury w przypadku zgłoszenia żądania do jej wystawienia w ciągu 3 miesięcy od momentu sprzedaży dotyczy także czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1, oraz otrzymania całości lub części zapłaty przed ich wykonaniem, z wyjątkiem przypadku gdy zapłata dotyczyć będzie wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów - jeżeli obowiązek wystawienia faktury nie wynika z art. 106b ust. 1. Zasada ta nie dotyczy czynności wymienionych w art. 19a ust. 5 pkt 4 (media, najem, usługi ochrony osób itp.).

Oznacza to, że podatnicy zobowiązani są do wystawienia faktur osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej, jeśli osoby te wystąpią z takim żądaniem (nie dotyczy to dostaw mediów, najmu, itp.).

Przy czym nie można żądać wystawienia faktury przez rolnika ryczałtowego w odniesieniu do dostawy produktów rolnych i świadczenia usług rolniczych, które są zwolnione z VAT na podstawie art. 43 ust. 1 pkt 3 ustawy o VAT. Rolnicy ryczałtowi są bowiem zwolnieni z obowiązku wystawiania faktur na podstawie art. 117 pkt 1 i art. 118 ustawy o VAT.

» Wymogi formalne dotyczące wystawianych faktur

Przepis art. 106e zawiera katalog danych, które powinna zawierać faktura. Zgodnie z tym przepisem faktura powinna zawierać:

1) datę wystawienia;

2) kolejny numer nadany w ramach jednej lub więcej serii, który w sposób jednoznaczny identyfikuje fakturę;

3) imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy;

4) numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. a);

5) numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej, pod którym otrzymał on towary lub usługi, z zastrzeżeniem art. 106e ust. 1 pkt 24 lit. b);

6) datę dokonania lub zakończenia dostawy towarów lub wykonania usługi lub datę otrzymania zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4, o ile taka data jest określona i różni się od daty wystawienia faktury;

7) nazwę (rodzaj) towaru lub usługi;

8) miarę i ilość (liczbę) dostarczonych towarów lub zakres wykonanych usług;

9) cenę jednostkową towaru lub usługi bez kwoty podatku (cenę jednostkową netto);

10) kwoty wszelkich opustów lub obniżek cen, w tym w formie rabatu z tytułu wcześniejszej zapłaty, o ile nie zostały one uwzględnione w cenie jednostkowej netto;

11) wartość dostarczonych towarów lub wykonanych usług, objętych transakcją, bez kwoty podatku (wartość sprzedaży netto);

12) stawkę podatku;

13) sumę wartości sprzedaży netto, z podziałem na sprzedaż objętą poszczególnymi stawkami podatku i sprzedaż zwolnioną od podatku;

14) kwotę podatku od sumy wartości sprzedaży netto, z podziałem na kwoty dotyczące poszczególnych stawek podatku;

15) kwotę należności ogółem.

Ponadto, wśród elementów, jakie powinna zawierać faktura, wymienionych w art. 106e ust. 1 ustawy o VAT, ustawodawca wskazał w pkt 16, że faktura wystawiana w przypadku dostawy towarów lub świadczenia usług, w odniesieniu do których obowiązek podatkowy powstaje zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 1 (tj. z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty m.in. z tytułu wydania towarów przez komitenta komisantowi na podstawie umowy komisu) lub art. 21 ust. 1 (określającym obowiązek podatkowy dla małych podatników rozliczających VAT metodą kasową), lub w przepisach wydanych na podstawie art. 19a ust. 12 ustawy określono termin powstania obowiązku podatkowego z chwilą otrzymania całości lub części zapłaty powinna zawierać dodatkowo wyrazy "metoda kasowa".

Przypadki, w których faktury mogą zawierać węższy zakres danych niż określony w ustawie o VAT zawarte są w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 3 grudnia 2013 r. w sprawie wystawiania faktur (Dz. U. poz. 1485). Nadmienić należy, że węższy zakres danych wymaganych na fakturze dotyczy faktur wystawianych przez podatników, dokumentujących sprzedaż zwolnioną od podatku na podstawie art. 43 ust. 1, art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT lub przepisów wydanych na podstawie art. 82 ust. 3 ustawy.

W ww. rozporządzeniu wskazano także, jakie elementy musi zawierać faktura dokumentująca m.in. przejazd autostradą płatną lub przejazd na odległość nie mniejszą niż 50 km, wystawiana w formie biletu jednorazowego przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: kolejami normalnotorowymi, taborem samochodowym, statkami pełnomorskimi, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, promami, samolotami i śmigłowcami.

» Terminy wystawiania faktur

Fakturę wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę. Przy czym w art. 106i ust. 7 ustawy wskazano dodatkowo, że faktury nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed dokonaniem dostawy lub wykonaniem usługi.

Uwaga

Fakturę wystawia się nie wcześniej niż 30. dnia przed wydaniem towaru lub wykonaniem usługi i nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym czynność ta miała miejsce.

W odniesieniu do niektórych czynności terminy wystawiania faktur zostały uregulowane w sposób szczególny.

Na podstawie art. 106i ust. 3-5 fakturę wystawia się nie później niż:

1) 30. dnia od dnia wykonania usługi - w przypadku świadczenia usług budowlanych lub budowlano-montażowych;

2) 60. dnia od dnia wydania towarów - w przypadku dostawy książek drukowanych (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów, drukowanych (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1) - przy czym w przypadku gdy umowa przewiduje rozliczenie zwrotów wydawnictw, fakturę wystawia się nie później niż 120. dnia od pierwszego dnia wydania towarów;

3) 90. dnia od dnia wykonania czynności - w przypadku czynności polegających na drukowaniu książek (PKWiU ex 58.11.1) - z wyłączeniem map i ulotek - oraz gazet, czasopism i magazynów (PKWiU ex 58.13.1 i PKWiU ex 58.14.1), z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;

4) z upływem terminu płatności - w przypadku:

a) dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,

b) świadczenia usług: telekomunikacyjnych, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy, najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze, ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia, stałej obsługi prawnej i biurowej, dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego;

- z wyjątkiem usług, do których stosuje się art. 28b, stanowiących import usług;

5) 7. dnia od określonego w umowie dnia zwrotu opakowania - w przypadku niezwrócenia przez nabywcę opakowania zwrotnego objętego kaucją, przy czym w sytuacji gdy w umowie nie określono terminu zwrotu opakowania fakturę wystawia się nie później niż 60. dnia od dnia wydania opakowania.

» Faktury zaliczkowe

Zaliczki - co do zasady - dokumentowane są fakturami wystawianymi nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy (art. 106i ust. 2 ustawy o VAT). Z kolei na podstawie ust. 7 tego przepisu, faktury te nie mogą być wystawione wcześniej niż 30. dnia przed otrzymaniem przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi, całości lub części zapłaty.

Obecnie w odniesieniu do niektórych czynności ustawodawca uznał, że podatnik nie ma obowiązku udokumentowania fakturą otrzymanej zaliczki. Zgodnie bowiem z art. 106b ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT, podatnik obowiązany jest wystawić fakturę dokumentującą otrzymanie przez niego całości lub części zapłaty, przed dokonaniem czynności, o których mowa w art. 106b ust. 1 pkt 1 i 2, z wyjątkiem przypadku, gdy zapłata dotyczy wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów lub czynności, dla których obowiązek podatkowy powstanie zgodnie z art. 19a ust. 5 pkt 4. Oznacza to, że w przypadku:

• dostaw energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego,
   
• świadczenia usług:
   
• telekomunikacyjnych,
   
• najmu, dzierżawy, leasingu lub usług o podobnym charakterze,
   
• usług związanych z nieczystościami, wymienionych w poz. 140-153, 174 i 175 załącznika nr 3 do ustawy,
   
• ochrony osób oraz usług ochrony, dozoru i przechowywania mienia,
   
• stałej obsługi prawnej i biurowej,
   
• dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej oraz gazu przewodowego

podatnik nie ma obowiązku udokumentowania fakturą otrzymanej na poczet takiej usługi zaliczki.

Uwaga

Fakturę zaliczkową - co do zasady - wystawia się nie później niż 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy i nie wcześniej niż 30. dnia przed jej otrzymaniem. W stosunku do niektórych czynności otrzymanie zaliczki nie powoduje obowiązku wystawienia faktury (np. przy mediach czy usługach najmu).

» Zasady fakturowania w samorządach

Jednostki samorządu terytorialnego (gminy, powiaty, województwa) obowiązane były - od 1 stycznia 2017 r. - do scentralizowania rozliczeń podatku VAT wraz ze swoimi jednostkami organizacyjnymi. Centralizacji podlegały także związki międzygminne, związki powiatów, powiatowo-gminne, przejmujące na podstawie ustaw prawa i obowiązki JST, wraz ze swoimi jednostkami organizacyjnymi.

Od dnia dokonania centralizacji rozliczeń to JST jest podatnikiem podatku VAT (wraz ze wszystkimi swoimi jednostkami organizacyjnymi), a także stroną we wszystkich czynnościach i postępowaniach prowadzonych przez organy podatkowe. W związku z tym wszystkie obowiązki wynikające z ustawy o VAT ciążą na JST.

Uwaga

Jednostka samorządu terytorialnego zobowiązana jest do wystawiania faktur na zasadach ogólnych, zamieszczając na nich w szczególności numer NIP oraz swój adres rejestracyjny (adres siedziby urzędu obsługującego JST).

Przy czym, jak wyjaśniło Ministerstwo Finansów, nie ma przeszkód aby faktury zawierały dodatkowo dane jednostki organizacyjnej (np. określenie nazwy i formy jednostki oraz jej adres), która faktycznie dokonuje czynności udokumentowane fakturą. Tak wystawiona faktura według resortu finansów stanowi podstawę do odpowiedniego przyporządkowania księgowego w dokumentacji prowadzonej przez jednostkę organizacyjną.

Podobne zasady obowiązują przy fakturach wystawianych na rzecz JST (lub jej jednostek organizacyjnych).

Jeśli chodzi natomiast o czynności dokonywane pomiędzy jednostkami organizacyjnymi JST danej jednostki, to stosownie do wyjaśnienia Ministerstwa Finansów: "(...) Po centralizacji rozliczeń dostawy towarów i usługi świadczone pomiędzy jednostkami organizacyjnymi danej JST jako czynności o charakterze wewnętrznym będą neutralne z punktu widzenia VAT, tzn. nie będą podlegały opodatkowaniu podatkiem VAT. (...)" W konsekwencji mogą być dokumentowane notą lub innym dowodem księgowym.