Ogólne warunki przyznania dopłaty do wypoczynku

W okresie letnich miesięcy aktualny staje się temat dofinansowania kosztów pracowniczego wypoczynku. W zakładach pracy tworzących zakładowy fundusz świadczeń socjalnych urlopowe dopłaty finansowane są zazwyczaj ze środków tego Funduszu. Pracodawca, jako administrator ZFŚS, działa w granicach ustawowych zasad regulujących sposób wydatkowania środków z Funduszu.

Warunki dofinansowania kosztów świadczeń socjalnych, w tym dopłaty do wypoczynku, muszą wynikać z regulaminu Funduszu, a ten akt zakładowy musi być zgodny z ustawą o ZFŚS.

Zakładowy fundusz świadczeń socjalnych jest funduszem celowym, którego zadaniem jest umożliwienie korzystania przez pracowników i inne osoby uprawnione z działalności socjalnej prowadzonej w ramach tego Funduszu. Zaliczają się do niej m.in. różne formy wypoczynku (zarówno krajowego, jak i zagranicznego), takie jak wczasy, kolonie czy obozy. Ze środków Funduszu finansowane są również tzw. wczasy pod gruszą, a więc wypoczynek organizowany przez uprawnionych we własnym zakresie. Krąg osób uprawnionych do wsparcia socjalnego z ZFŚS jest dość szeroki. Obejmuje on:

• pracowników i ich rodziny,
   
• emerytów i rencistów - byłych pracowników zakładu i ich rodziny,
   
• inne osoby, którym przyznano prawo do korzystania ze świadczeń Funduszu na mocy regulaminu ZFŚS.

Wydatkowanie środków Funduszu na działalność socjalną, w tym na dofinansowanie urlopowego wypoczynku, oparte jest na podstawowym kryterium przyznawania świadczeń z ZFŚS, tj. kryterium socjalnym. Uzależnia ono przyznanie ulgowych usług i świadczeń z Funduszu od sytuacji życiowej, rodzinnej i materialnej osoby uprawnionej (art. 8 ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych). Przy czym dofinansowanie wypoczynku przysługuje osobie uprawnionej do korzystania ze świadczeń Funduszu tylko wtedy, gdy stanowi tak regulamin ZFŚS - na warunkach określonych w tym regulaminie.

Należy też nadmienić, że świadczenia finansowane ze środków Funduszu, m.in. dopłata do wypoczynku, mają charakter uznaniowy. Możliwość otrzymania danego świadczenia oraz jego wysokość są uzależnione od decyzji pracodawcy lub komisji socjalnej. Nawet jeżeli pracownik (lub inna osoba uprawniona) spełni warunki otrzymania pomocy z Funduszu, nie może żądać jej otrzymania.

Regulamin ZFŚS zgodnie z ustawą

Ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych zobowiązuje pracodawcę do określenia warunków korzystania z usług i świadczeń z ZFŚS (z uwzględnieniem kryterium socjalnego) oraz zasad przeznaczania środków Funduszu na poszczególne cele socjalne. Aktem prawnym, w ramach którego następują te ustalenia, jest regulamin ZFŚS. Podlega on obligatoryjnemu uzgodnieniu ze związkami zawodowymi, a w razie ich braku w zakładzie, z pracownikiem wybranym przez załogę. Pracodawca nie może ominąć wymogu uzgodnienia treści regulaminu ZFŚS ze stroną pracowniczą. Jak wskazał Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 19 listopada 1997 r., sygn. akt I PKN 373/97: "Dysponowanie przez pracodawcę środkami Funduszu, bez uzgodnienia z zakładowymi organizacjami związkowymi, uprawnia te organizacje do żądania przekazania przez pracodawcę na rzecz Funduszu rozdysponowanych kwot (...)".

Regulamin Funduszu powinien określać m.in. warunki oraz częstotliwość korzystania przez pracowników i członków ich rodzin z dopłat do wypoczynku. W żadnym wypadku regulamin ZFŚS nie może naruszać przepisów ustawy o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Wprowadzenie do regulaminu takich niezgodnych zapisów jest nieważne z mocy samego prawa. Przykładowo, nie można w regulaminie zawęzić kręgu osób uprawnionych do świadczeń z Funduszu lub ustalić warunki ich przyznawania na niekorzyść w porównaniu do rozwiązań ustawowych.

Na etapie przyznawania świadczeń z Funduszu, np. dopłat do wczasów, pracodawca ma obowiązek ustalenia sytuacji materialno-bytowej osoby uprawnionej. Jest to przejawem realizacji wymogu przyznawania świadczeń z Funduszu w oparciu o kryterium socjalne. Pracodawca może w związku z tym zażądać od uprawnionego oświadczenia o dochodach jego i jego rodziny. Brak stosownego oświadczenia może uzasadniać odmowę wypłaty dofinansowania ze środków Funduszu. Pracodawca powinien mieć przy tym na uwadze, że forma udokumentowania przez pracownika jego sytuacji materialno-życiowej powinna być adekwatna do celu tego udokumentowania i nie powinna ujawniać danych, którymi pracodawca nie ma prawa dysponować.

Świadczenie urlopowe poza Funduszem

Przepisy określające prawo do świadczenia urlopowego oraz warunki jego wypłaty umiejscowione są w ustawie o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych. Stąd wielu pracowników może mylnie uważać, że, podobnie jak dopłaty do urlopowych wyjazdów czy wczasów pod gruszą, jest ono jednym ze świadczeń finansowanych z Funduszu. Tymczasem jego wypłata następuje ze środków obrotowych pracodawcy, a więc całkowicie poza ZFŚS. Jedyny wyjątek w tym zakresie dotyczy nauczycieli podlegających Karcie Nauczyciela, którzy świadczenie urlopowe oraz inne dopłaty do wczasów otrzymują z Funduszu. W innych sytuacjach jednak ustawa o zakładowym funduszu świadczeń socjalnych wskazuje tylko zasady, na jakich pracodawca wypłaca wspomniane świadczenie. Nie ma wśród nich tych, które obowiązują pracodawcę przy przyznawaniu dopłat z Funduszu.

Przy przyznawaniu świadczenia urlopowego pracodawca nie jest zobowiązany stosować kryterium socjalnego.

W przypadku świadczenia urlopowego warunki jego otrzymania są tylko dwa - osoba uprawniona musi być pracownikiem i korzystać z urlopu trwającego co najmniej 14 kolejnych dni kalendarzowych (art. 3 ust. 5 ustawy o ZFŚS). Pracownik nie ma więc obowiązku przedkładania oświadczenia o dochodach w celu jego otrzymania. Nie musi też składać wniosku w tej sprawie. Świadczenie przysługuje z mocy prawa, pod warunkiem skorzystania przez pracownika z urlopu wypoczynkowego w odpowiedniej długości.

Dofinansowanie ze środków obrotowych

Jeżeli pracodawca nie prowadzi Funduszu, może zagwarantować dopłaty urlopowe ze środków obrotowych, dowolnie ustalając warunki przyznania takich świadczeń. Przykładowo, może uzależnić je od korzystania z urlopu o określonej długości. Odpowiednie postanowienia w tym zakresie powinny zostać wprowadzone do zakładowych przepisów płacowych (o ile pracodawca je posiada). Jeżeli w firmie funkcjonuje zakładowa organizacja związkowa, zapis o dofinansowaniu wypoczynku ze środków obrotowych podlega obowiązkowemu uzgodnieniu z tą organizacją. W przypadku gdy pracodawca nie jest objęty regulacjami zakładowymi, wówczas może prawo do dopłaty urlopowej ze środków obrotowych wprowadzić do indywidualnych umów o pracę lub każdorazowo przyznawać pracownikom takie świadczenie na zasadzie uznaniowości.

Oskładkowanie i opodatkowanie dopłat

Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne w ramach ZFŚS stanowią przychód, którego nie wlicza się do podstawy wymiaru składek ubezpieczeniowych, pod warunkiem spełnienia określonych przesłanek. Ponadto dopłaty do różnych form wypoczynku pracownika i innych osób uprawnionych, m.in. członków jego rodziny, mogą być objęte zwolnieniem od podatku dochodowego - na warunkach określonych w ustawie o pdof (o oskładkowaniu i opodatkowaniu dopłat do wypoczynku piszemy w dalszej części dodatku).