Zbiorcze ujęcie w ewidencji VAT kwot z paragonów

Otrzymuję od pracowników podróżujących samochodami osobowymi paragony potwierdzające przejazdy autostradami. W skali jednego tygodnia kierowca przynosi około 30 paragonów. Czy dopuszczalne jest sporządzenie i ujęcie w ewidencji zakupu VAT jednego zbiorczego zestawienia obejmującego paragony fiskalne otrzymane w danym okresie dokumentujące przejazdy autostradami płatnymi? Nadmieniam, że paragony podpięte byłyby wówczas do tego zestawienia.

Kwestia możliwości ujmowania w ewidencji VAT kwot wynikających z dowodów księgowych zbiorczych była przedmiotem rozważań Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie zawartych w interpretacji indywidualnej z dnia 26 listopada 2013 r., nr IPPP1/443-938/13-2/JL. Sprawa dotyczyła podatnika, który w prowadzonej działalności gospodarczej z uwagi na ogromną ilość otrzymywanych paragonów za przejazdy autostradami płatnymi planował wprowadzić uproszczenia w zakresie prowadzonej przez niego ewidencji VAT.

Usprawnienie to miało polegać na sporządzaniu zbiorczego dowodu księgowego obejmującego paragony fiskalne otrzymane w ciągu danego miesiąca. Podatnik wskazał, że dokument ten będzie zawierał: nazwę i NIP sprzedawcy, numer kolejny paragonu, datę wystawienia paragonu, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku VAT, kwotę netto.

Dodatkowo - jak podkreślił - dokumenty zbiorcze będą zawierały nazwę jednostki sporządzającej dowód, kolejny numer, miesiąc otrzymania paragonów, datę sporządzenia oraz podpis osoby sporządzającej. Wskazał również, że poszczególne paragony fiskalne będą załączone do dokumentu zbiorczego. Do ksiąg rachunkowych oraz ewidencji prowadzonych dla potrzeb sporządzenia deklaracji VAT-7 wprowadzane będą kwoty zbiorcze wynikające z podsumowania kwot z poszczególnych paragonów wymienionych w dowodzie zbiorczym.

W tak opisanym stanie faktycznym organ podatkowy powołując się na przepis art. 109 ust. 3 ustawy o VAT (w brzmieniu obowiązującym w 2013 r.) podkreślił, że ewidencjonowanie sprowadza się do wykazania w ewidencji rzeczywistych zdarzeń, a następnie przeniesienia ich do deklaracji podatkowej, a także do prawidłowości kwalifikacji z punktu widzenia oceny niezbędnej w celu prawidłowego wymiaru podatku. Oba elementy - co do podania faktów i co do poprawności ich kwalifikacji prawnej - ciążące na podatniku składają się na pojęcie prawidłowego (rzetelnego) wymiaru podatku.

W tym zakresie czytamy: "(...) Mając na uwadze przedstawione w sprawie okoliczności oraz przywołane uregulowania prawne należy stwierdzić, że Wnioskodawca może ujmować w ewidencji VAT zbiorcze kwoty wynikające ze zbiorczych dowodów księgowych sporządzonych na podstawie otrzymywanych paragonów, o ile na podstawie tak zgromadzonych w ewidencji danych będzie możliwe prawidłowe sporządzenie deklaracji podatkowej (podkreślenie redakcji).

Podkreślić trzeba, że dane zawarte w zbiorczym dowodzie księgowym, na podstawie którego dokonywany jest wpis do ewidencji VAT muszą być opisane w sposób pozwalający na odniesienie do konkretnych dokumentów szczegółowych. W analizowanej sprawie warunek ten zostanie spełniony, gdyż zbiorczy dowód księgowy, będzie zawierał pozycje, w których umieszczane byłyby dane z kolejno ujętych w nim paragonów, tj.: nazwę i NIP sprzedawcy, numer kolejny paragonu, datę wystawienia paragonu, kwotę należności wraz z podatkiem, kwotę podatku VAT, kwotę netto, nazwę jednostki sporządzającej dowód, kolejny numer, miesiąc otrzymania paragonów, datę sporządzenia oraz podpis osoby sporządzającej. Jednocześnie poszczególne paragony fiskalne, czyli dokumenty źródłowe stanowiące podstawę sporządzenia dokumentu zbiorczego, będą załączone do dokumentu zbiorczego. Zatem przedstawiony we wniosku sposób ujmowania kwot wynikających z pojedynczych paragonów w zbiorczym dowodzie księgowym zapewni możliwość odniesienia danych zawartych w zbiorczym dowodzie księgowym do konkretnych paragonów. (...)"

Zatem w opisywanej sytuacji, zdaniem redakcji za dopuszczalne uznać należy sporządzanie przez podatnika zbiorczego dokumentu (zawierającego m.in. dane, o których mowa w przytoczonym powyżej wyjaśnieniu organu podatkowego) obejmującego paragony fiskalne otrzymane w danym okresie dokumentujące przejazdy autostradami płatnymi.

Przy czym pamiętać należy, aby zapisy dokonywane w ewidencji VAT na podstawie zbiorczych kwot wynikających ze sporządzonych dowodów odzwierciedlały stan rzeczywisty.

Pomimo, iż ww. interpretacja dotyczyła stanu prawnego obowiązującego w 2013 r. to zdaniem redakcji wyjaśnienia w niej zawarte pozostają nadal aktualne.